Esta Política explica como a Nexus AI trata dados pessoais na plataforma Nexus Cashflow. Ela não substitui a política do site institucional: aqui trata-se do uso da plataforma.
1. Quem somos e como falar conosco
1.1. A Plataforma é mantida pela Nexus AI.
1.2. Para exercer direitos, tirar dúvidas sobre esta Política ou comunicar um incidente de segurança, procure o canal de suporte informado no contrato da sua empresa.
1.3. Toda mensagem recebida nesse canal é registrada e respondida.
2. Os dois papéis: controladora e operadora
2.1. Há dados que a Nexus AI decide tratar, e sobre eles ela é controladora: o cadastro de quem contrata, os dados de contato, os registros técnicos de acesso, os dados de faturamento e o histórico de suporte.
2.2. Há dados que a Nexus AI trata em nome do Cliente, seguindo as instruções dele, e sobre eles ela é operadora: os saldos, os títulos, os lançamentos, o plano de contas e tudo o que vem do sistema de origem do Cliente, além dos parâmetros cadastrados dentro da Plataforma.
2.3. Nesse segundo grupo, o controlador é o Cliente. Ele decide o que entra, para que serve e por quanto tempo fica.
2.4. Consequência prática: quem é fornecedor, cliente ou funcionário de um cliente nosso deve procurar primeiro a empresa com quem se relaciona. Se escrever para nós, encaminhamos e avisamos (ver a seção 14).
3. Quais dados tratamos
3.1. O que a pessoa fornece: nome, e-mail corporativo, telefone, cargo, empresa e senha (guardada apenas como resumo criptográfico, nunca em texto legível).
3.2. O que a Plataforma gera durante o uso: registros de acesso (data, hora, endereço de origem, ação realizada), trilha de auditoria das operações, preferências de tela e métricas de uso.
3.3. O que vem do sistema de origem do Cliente, a partir da credencial que ele configurou: saldos de contas bancárias, títulos a pagar e a receber, lançamentos, plano de contas e cadastro de empresas do grupo. Esses registros podem conter dados de pessoas (o nome de um fornecedor pessoa física, por exemplo), e sobre eles a Nexus AI é operadora.
3.4. O que alguém preenche na porta: quem pede uma demonstração informa nome, e-mail, telefone, empresa, CNPJ e as respostas da qualificação, e esses dados são usados para marcar e conduzir a conversa.
3.5. A Plataforma não pede nem trata dado pessoal sensível, e não usa os dados do Cliente para treinar modelo de inteligência artificial.
4. As credenciais do Cliente, que são o dado mais sensível que guardamos
4.1. Para ler o sistema de origem, a Plataforma guarda a credencial de integração fornecida pelo Cliente. Ela é guardada cifrada, nunca aparece na tela depois de salva e nunca sai em registro de log.
4.2. Ela deve ter apenas permissão de leitura. A Plataforma não escreve no sistema de origem por nenhum caminho, e conceder permissão maior é escolha do Cliente e por conta dele.
5. Para que tratamos os dados, e com qual base legal
- Mostrar a posição de caixa e as projeções que a Plataforma existe para responder, e prestar o serviço contratado: execução de contrato.
- Controlar quem acessa o quê, registrar as ações e investigar incidentes: legítimo interesse em manter a Plataforma segura, e cumprimento de obrigação legal quando houver.
- Atender pedido de suporte: execução de contrato.
- Marcar e conduzir uma demonstração pedida pela própria pessoa: procedimento preliminar a contrato, a pedido do titular.
- Cobrar e emitir documento fiscal: cumprimento de obrigação legal.
6. Consultas ao sistema de origem
6.1. A Plataforma lê o sistema de origem ao vivo, sob uma lista nomeada do que pode ser consultado, e não copia aquela base para dentro dela.
6.2. O que fica guardado aqui é o resultado da leitura, com a data em que ela foi feita, e os parâmetros cadastrados pelo próprio Cliente.
7. O assistente de inteligência artificial
7.1. O assistente responde perguntas sobre os dados da própria conta e só alcança o que o Usuário que pergunta já poderia ver pelas telas.
7.2. Para produzir a resposta, o conteúdo da pergunta e os dados necessários a ela são enviados ao fornecedor do modelo de linguagem contratado, que atua como suboperador. Esse conteúdo não é usado para treinar modelo, conforme o contrato firmado com o fornecedor.
7.3. As conversas ficam registradas na conta do Cliente, e são apagadas junto com ela.
8. Cookies e tecnologias equivalentes
8.1. A Plataforma usa apenas o necessário para funcionar: o cookie de sessão, que mantém a pessoa conectada, e a preferência de tema.
8.2. Não há cookie de publicidade nem rastreamento de terceiros.
9. Com quem compartilhamos dados
9.1. Dentro do Cliente, quem a administração da conta autorizar. Do nosso lado, apenas as pessoas necessárias para operar e dar suporte à Plataforma, com acesso registrado.
9.2. Com fornecedores que sustentam a operação, na medida do necessário: provedor de infraestrutura, provedor de envio de e-mail e fornecedor do modelo de linguagem. Todos atuam como suboperadores, sob contrato.
9.3. Com autoridade pública, quando houver ordem ou obrigação legal.
9.4. Não vendemos dados, e não os compartilhamos com terceiros para fins comerciais.
10. Transferência internacional de dados
10.1. Parte dos fornecedores de infraestrutura e do fornecedor do modelo de linguagem pode processar dados fora do Brasil.
10.2. Nesses casos, a transferência é feita com as garantias previstas na Lei Geral de Proteção de Dados, por meio de cláusulas contratuais com o fornecedor.
11. Por quanto tempo guardamos os dados
11.1. Enquanto o contrato estiver vigente. Encerrado o contrato, os dados são eliminados ou devolvidos conforme o que estiver acordado nele.
11.2. Os registros de acesso e a trilha de auditoria são guardados pelo prazo legal aplicável, mesmo depois do encerramento, porque é o que permite responder a uma investigação sobre o período em que o serviço foi prestado.
11.3. Os pedidos de demonstração são guardados enquanto durar a conversa comercial e, depois dela, pelo prazo necessário para comprovar o contato.
12. Segurança da informação
- Senha guardada com algoritmo próprio para senha, nunca em texto legível.
- Credencial de integração guardada cifrada.
- Acesso por perfil, conferido no servidor a cada requisição, e não apenas escondendo botão na tela.
- Separação entre contas: cada Cliente enxerga apenas a própria conta, e a conferência é feita no servidor.
- Registro de auditoria das ações relevantes.
- Tráfego cifrado entre o navegador e a Plataforma.
12.1. Nenhuma medida elimina o risco por completo. Havendo incidente com risco relevante, o Cliente e a autoridade são comunicados, na forma da lei.
13. Seus direitos como titular
13.1. A Lei Geral de Proteção de Dados garante a você pedir confirmação do tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade e eliminação dos seus dados pessoais, além de informação sobre com quem eles foram compartilhados e sobre a possibilidade de não fornecer consentimento.
13.2. Para fazer o pedido, procure o canal de suporte informado no contrato da sua empresa. Ele é respondido nos prazos da lei.
13.3. Para os dados financeiros da empresa contratante, quem responde pelo pedido é a própria empresa, que é a controladora deles. Nós atuamos como operadores e encaminhamos o pedido a ela.
14. Se você não é nosso cliente, mas os seus dados estão aqui
14.1. Pode acontecer de um dado seu estar na Plataforma porque uma empresa cliente o cadastrou no sistema de gestão dela: o nome de um fornecedor pessoa física num título a pagar, por exemplo.
14.2. Nesse caso quem decide sobre aquele dado é a empresa com quem você se relaciona, e é a ela que o pedido deve ser dirigido. Se você escrever para nós, encaminhamos o pedido a ela e avisamos você.
15. Decisões automatizadas
15.1. A Plataforma não toma decisão automatizada que produza efeito jurídico sobre alguém. Ela calcula, projeta e mostra; quem decide é gente.
16. Relação com os Termos de Uso
16.1. Esta Política integra os Termos de Uso. Havendo conflito quanto a dado pessoal, prevalece esta Política.
17. Alterações desta Política
17.1. Quando ela mudar, a data no alto desta página muda junto, e o Cliente é avisado pelos canais do contrato.
18. Lei aplicável e foro
18.1. Aplica-se a lei brasileira, em especial a Lei Geral de Proteção de Dados.
18.2. Fica eleito o foro da comarca da sede da Nexus AI, ressalvado o direito do titular de demandar no foro do domicílio dele.